Papírmentes iroda

 Papírmentes iroda

 

A digitális átalakulás egyre jobban, egyre több téren szövi át a munka világát is. Hatalmas könnyebbséggel jár, hogy ma már elég egy számítógép/telefon/tablet, hogy bármit bármikor elérjünk. Nem szükséges kinyomtatni dokumentumokat, mely által rengeteg papír kerül felesleges felhasználásra. Könnyedén tudjuk minden iratunkat, dokumentumunkat tárolni és elérni különböző felhő felületeken, mint például Microsoft SharePoint, a Google Drive vagy az Amazon Web Service. Érdemes átgondolni, hogy mielőtt nyomtatni szeretnél, tényleg szükség van-e rá? 



Egyszerűbb, könnyebb, gyorsabb és még fenntarthatóbb is elérni egy eszközről a kívánt tartalmat. Ugyanez elmondható, ha éppen meg kell osztani az adott dokumentumot egy személlyel. A már említett felhő alapú oldalalak megfelelő megoldások lehetnek ehhez, illetve a már mindenki által használt és hagyományossá vált e-mailhez hozzáadott csatolmány is megfelelő megoldás lehet. 

Mi van akkor, ha esetlegesen alá is kell írni a kívánt iratot. Eddig ennek a folyamata valahogyan így nézett ki: kinyomtattuk a dokumentumot, eljuttattuk valahogyan az aláíró félhez/felekhez majd bescennelve visszaküldték a már aláírt dokumentumot. Hosszú, macerás folyamat, melynél szintén felesleges papírfelhasználás szükséges. Ma már erre is szintén számos online megoldás létezik. 2014 szeptembere óta az eIDAS ((Electronic Identification, Authentication and Trust Services) rendelet az EU összes tagállamában elismeri az elektronikus aláírások hitelességét, ezáltal aggódni sem kell, hogy ne lenne érvényes az elektronikus aláírás. 

Ilyen szolgáltatást biztosít például a Docusign. A vállalat digitalizált aláírásokkal kapcsolatos megoldásokat ad az ügyfelei számára. Ezen az oldalon könnyedén el tudsz juttatni aláírásra bármilyen dokumentumot, anélkül, hogy kinyomtatnád. Ennek a szolgáltatásnak van egy havi költsége, mely €10-€40/hó, attól függően, hogy mely csomagra szeretne a vállalat előfizetni. Ezzel a megoldással nem csak időt és energiát lehet spórolni, hanem környezeti szempontból is pozitív hatást lehet elérni. Beszéljenek a számok 2, összesen 3 oldalas kiküldött dokumentum esetén. Körülbelül 82 kg fát, 2150 liter vízet lehet megtakarítani és 205 kg széndioxid és 14 kg szemét termelést lehet elkerülni, ha elektronikus aláírást választunk a normális módszer helyett. (A Docusing az Enviromental Paper Network Papet Calculator Version 4.0-val számolja ki a körülbelüli értéket, egyszeri kinyomtatással nézve az elküldött dokumentumot)


A papírmentes iroda továbbá számos más előnnyel is járhat. Ilyen a rövidített keresési idő, hiszen online beírod a keresőbe és fél perc alatt kiadja a keresett fájlt. Továbbá ilyen lehet még a rendezettebb papírmentes környezet, ahol a sok lap nem foglalja el a helyet az íróasztalon vagy az iroda különböző pontjain, ezáltal a munkavállaló is kevésbé lesz stresszes. 

A felesleges beidegződött szokások - mint a dokumentumok kinyomtatása, borítékok használata, papír jegyzetfüzetként használata – az elhagyásával már jó úton halad a vállalat egy zöldebb vállalat felé.

Megjegyzések

Megjegyzés küldése

Népszerű bejegyzések ezen a blogon

Hogyan legyél környezettudatosabb a munkahelyeden?

Kép
Sokszor tehetetlennek érezhetjük magunkat a munkahelyünkön, hiszen hiába próbálunk környezettudatosak lenni a hétköznapokban, az irodákban sok olyan tényező van, amire nincs befolyásunk. Ugyanakkor számos olyan dolog van, amit munka közben is megtehetünk annak érdekében, hogy fenntarthatóbbak legyünk. A következőkben 7 tippet olvashattok, amivel ti is zöldebbek lehettek a munkahelyeteken. 1. Környezetbarát irodaszerek vásárlása Amennyiben befolyásod van arra, hogy milyen irodaszerek vannak a munkahelyeden, ösztönözd az újrahasznosított eszközök vásárlását, ezzel támogatva a fenntartható márkákat. Szintén érdemes újratölthető tollakat vásárolni, csökkentve a műanyag szemetet. 2. Áramtalanítás A fejünkben van, hogy le kell kapcsolni a lámpát, ki kell húzni az elektromos eszközöket a konnektorból, ha nem használjuk őket, mégis gyakran elfelejtjük ezeket. Alakíts ki egy szokást és mindig emlékeztesd magadat, hogy ha elhagyod az irodát, automatikus legyen a lámpa lekapcsolása, az elek...
További információk

Milyen előnyei lehetnek egy fenntartható munkahelynek?

Kép
Blogunkon ezidáig számos tanácsot, ötletet, érdekességet osztottunk meg arról, hogy hogyan tehető fenntarthatóbbá egy munkahelyi környezet, de miért is fontos ez?  Milyen előnyei lehetnek egy fenntartható munkahelynek?     A következőkben felsorolunk néhány előnyt, ami miatt megéri fenntartható vállalattá válni.    Javítja a vállalat megítélését, építi a vállalati márkát   Nemcsak a munkavállalók, de a vásárlók, partnerek és ügyfelek szemében is javul a vállalat megítélése, ha fenntarthatóan működik, és ezáltal nagyobb valószínűséggel választják a termékeiket, szolgáltatásaikat. A KPMG   2021-es lakossági felméréséből például kiderül, hogy a megkérdezettek 80 százaléka inkább olyan márkáktól vásárol, amelynek az értékeivel azonosulni tud és 37 százaléka részesíti előnyben a fenntartható termékeket vagy szolgáltatásokat. Vonzó lehet a munkavállalók számára Hatalmas előny a sikeres működéshez, ha a vállalat és a munkavállaló céljai, értékei közösek,...
További információk

Vegánság - Mit ad nekünk valójában?

Kép
Tudtad, hogy a vegán étrend akár 73% -kal csökkentheti az ökológiai lábnyomodat? Ennek oka, hogy a húsipar rendkívül hely, energia és víz igényes iparág, illetve a légkörbe kerülő metán túlnyomó része ide vezethető vissza. A nagyüzemi állattartás hatalmas terhelést jelent a bolygónkra nézve, hiszen az állatok rengeteg víz és gabona igénye nagyban hozzájárul a Föld kizsákmányolásához. Már akár heti egy vegán nap beiktatása is rengeteget számít a húsipar visszaszorításában, ám rengeteg más pozitív hatása is lehet a növényi étrendnek, lássuk ezeket.   Manapság egyre nagyobb népszerűségnek örvend a vegán életmód, hiszen az állatok védelme mellett a környezettudatosság is egyre több ember mindennapjaiban tölt be kulcsfontosságú szerepet. Már nem meglepő, ha egy étterem teljes mértékben növényi, állati eredetű alapanyagoktól mentes ételeket szolgál fel, és szerencsére otthonra is remek receptek állnak rendelkezésünkre, amelyek segítik az életmód változatosságának fenntartását. De vajon m...
További információk